साप्ताहिक चेक-इन बैठकें अनुत्पादक क्यों हैं, और आप इसके बारे में क्या कर सकते हैं
महामारी के दौरान सुविचारित, दूरस्थ 'चेक-इन मीटिंग्स' के प्रसार ने केवल काम को और कठिन बना दिया है। सर्वेक्षणों के अनुसार, अधिकांश कर्मचारियों का कहना है कि वे कम बैठकें चाहते हैं, और वे बैठकें उन्हें कम उत्पादक बना रही हैं, लेकिन वहाँ हैं आपके कैलेंडर को गमिंग करने वाले सभी 'टचप्वाइंट्स' पर लगाम लगाने के तरीके। यहां बताया गया है कि आप अपने सहकर्मियों को विचलित किए बिना अपने शेड्यूल को कैसे पुनः प्राप्त कर सकते हैं।
एक आकस्मिक 'चेक-इन मीटिंग' वास्तव में एक और औपचारिक बैठक है
एक कार्यालय में एक साथ काम करने की तुलना में दूरस्थ कार्य के साथ सहयोग और सामाजिककरण अधिक कठिन है। क्षतिपूर्ति करने के लिए, कई श्रमिकों ने अपने कार्यक्रम में अधिक 'चेक-इन' बैठकें जोड़ दी हैं - यह पता चला है कि बहुत से दूरस्थ कर्मचारियों का हालिया सर्वेक्षण पता चलता है कि 70% उत्तरदाताओं को कार्यालय वापस जाने के बाद कम बैठकें होने की उम्मीद है। और चूंकि एक दूरस्थ कर्मचारी वास्तव में कम दिखाई देता है, पर्यवेक्षकों को यह सुनिश्चित करने के लिए 'चेक इन' पर निर्भर रहने की अधिक संभावना है कि कर्मचारी अच्छा कर रहा है।
समस्या यह है कि इनमें से कई बैठकें सहज रूप से पूरे गलियारे की तुलना में कम प्रभावी होती हैं जो एक बार कार्यालय के काम को परिभाषित करती हैं। दूरस्थ रूप से काम करने के सभी भत्तों के लिए, यहां तक कि एक 'त्वरित कॉल' का समन्वय करने के लिए एक टेक्स्ट चैट, भेजे जाने वाले आमंत्रण और दावा किए जाने के लिए आपके कैलेंडर के एक हिस्से की आवश्यकता होती है। इससे पहले, जब किसी सहकर्मी को कार्यालय में घेर लिया जाता था, तो इसकी संभावना अधिक होती थी देखना इसे और बाद में वापस लूप करें, जब तक कि यह अत्यावश्यक न हो।
और ये अतिरिक्त आभासी बैठकें हमेशा प्रभावी नहीं होती हैं, विशेष रूप से टीम कॉल के लिए। कोई साइड बातचीत नहीं है, कम स्पष्ट करने वाले इंटरजेक्शन हैं, और वीडियो मीटिंग्स के साथ, हमेशा 'चालू' रहने का एक पैनोप्टीकॉन प्रभाव होता है, जिसके कारण होता है ज़ूम थकान (एक वास्तविक कार्यालय पार्टी के साथ एक आभासी 'खुशहाल घंटे' की तुलना करें)। जबकि एक अध्ययन में पाया गया कि बैठकों की औसत लंबाई 20% गिरा महामारी के दौरान, यह है स्पष्ट नहीं कि वे और अधिक प्रभावी हैं।
बहुत अधिक चेक-इन मीटिंग से कैसे बचें
- वास्तविक कार्य के लिए अपने शेड्यूल में समय को ब्लॉक करें। द म्यूजियम के अनुसार , एक मध्य प्रबंधक आमतौर पर अपने कार्य दिवस का 35% बैठकों में व्यतीत करता है। जबकि यह पूरी तरह से परिहार्य नहीं हो सकता है, आपको काम के लिए बड़े दो से तीन घंटे का समय अलग रखना चाहिए जिसके लिए निरंतर एकाग्रता की आवश्यकता होती है। इसी तरह, आपको अलग समय निर्धारित करना चाहिए जिसमें आप हैं बैठकों के लिए भी उपलब्ध है, क्योंकि आप जरूरत पड़ने पर टीम के लिए लचीला होना चाहते हैं।
- एक एजेंडा पर जोर दें। यदि बैठकें बिना किसी उद्देश्य के या बहुत छोटी-छोटी बातों से खींची जा रही हैं, तो एजेंडा के लिए पूछें- भले ही यह कुछ अनौपचारिक हो, जैसे मुट्ठी भर बुलेट-पॉइंट आइटम स्लैक पर भेजे गए। एजेंडा मांगना उचित है ताकि आप बैठक के लिए तैयार हो सकें। साथ ही, एजेंडे में आपकी मीटिंग संरचना देने का अतिरिक्त लाभ होता है, क्योंकि आप मीटिंग के घोषित लक्ष्यों के लिए हमेशा एक व्यापक बातचीत ला सकते हैं।
- बैठकों को विनम्रता से अस्वीकार करना सीखें। जब तक आप अपने काम के घंटे-दर-घंटे खाते को इंगित कर सकते हैं और अपनी प्राथमिकताओं की व्याख्या कर सकते हैं, तब तक बैठक को अस्वीकार करना संभव है क्योंकि आप बहुत व्यस्त हैं। यह वह जगह है जहां एक अवरुद्ध कैलेंडर काम में आ सकता है, क्योंकि समस्या तब 'शेड्यूलिंग संघर्ष' बन जाती है।
- सुनिश्चित करें कि आपका पर्यवेक्षक आपकी संचार शैली जानता है। पर्यवेक्षक बुरा पाठक नहीं होते हैं, और उनकी कुछ प्रत्यक्ष रिपोर्टों को दूसरों की तुलना में अधिक ध्यान देने की आवश्यकता होगी, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको हर हफ्ते एक-एक चेक-इन कॉल की आवश्यकता है क्योंकि कोई और करता है, या तो। उदाहरण के लिए, साप्ताहिक के बजाय द्वि-साप्ताहिक बैठकों या उदाहरण के लिए वीडियो चैट के बजाय फ़ोन कॉल का धीरे-धीरे सुझाव देने में कुछ भी गलत नहीं है।
